La operación de crédito de 11 tiendas dejó la planilla y se volvió plataforma
Ideal Veículos sacó del Excel el control de financiación de sus 11 tiendas y ganó una plataforma que orquesta toda la operación, de la solicitud al contrato, con la inteligencia de las financieras integrada y cada propuesta registrada, construida a medida por Epicora y en el aire hace más de un año.
- Cliente
- Ideal Veículos (red de 11 tiendas)
- Sector
- Venta de vehículos · Gestión de financiación (F&I)
- Lo que hicimos
- Plataforma web de gestión de financiación de punta a punta
- Plataforma
- Web responsivo (React, NestJS, MongoDB)
El punto de partida
Ideal Veículos es una red de 11 tiendas en el oeste de Santa Catarina y Palmas/PR, con autos, motos, camionetas, camiones y maquinaria. Detrás de cada venta con crédito hay un trabajo crítico e invisible: el F&I, el proceso de encontrar, entre decenas de financieras, quién aprueba a ese cliente para ese vehículo y en las mejores condiciones. Es un proceso que sostiene buena parte de los ingresos de la tienda, y vivía entero en planillas de Excel.
Era un desorden que se colgaba, literalmente. La planilla tenía demasiados datos y se colgaba de tan llena; cada persona la completaba de una manera distinta; y el resultado eran huecos de información. No existía software del mercado que diera abasto con este proceso al estilo de Ideal, así que la operación de una red entera dependía de archivos frágiles. El costo aparecía donde más duele: incertidumbre en las comisiones y en los montos devueltos por las financieras, y ninguna memoria de lo que se había intentado, porque solo se registraba la propuesta final.
- Una planilla que se colgaba de tan llena, completada de un modo distinto por cada persona, frágil y llena de huecos.
- Incertidumbre en las comisiones y en los montos devueltos por las financieras: difícil saber cuánto rendía la operación.
- Solo se registraba la propuesta final, sin historial ni auditoría. Y la regla de qué financiera usar vivía en la cabeza de las personas, perdida en la rotación del equipo.
El giro
Sin un software del mercado a la altura, Ideal tomó una decisión de dueño: construir un sistema a medida para su propia operación, con Epicora. En vez de digitalizar la planilla, Epicora diseñó una plataforma que controla toda la operación de financiación, de la solicitud del crédito al seguimiento de cada propuesta hasta el contrato, llevando la inteligencia que antes vivía solo en la experiencia del equipo.
Y no fue un sistema entregado por encima del muro. El trabajo empezó por la definición de alcance y diseño, y el desarrollo solo arrancó tras la aprobación de un prototipo navegable; a partir de ahí, fueron entregas incrementales hasta que la solución completa entró en uso. Llegó al piso de tienda: Epicora hizo acompañamiento presencial, con entrevistas frecuentes con el equipo, implantó la plataforma codo a codo con la operación y realizó capacitaciones para elevar el uso en el día a día.
La decisión que lo destrabó
Sacar de la cabeza de las personas la regla de qué financiera aprueba a este cliente para este vehículo y ponerla dentro del sistema. Cada financiera pasó a tener sus reglas registradas, y la plataforma empezó a recomendar las financieras correctas para cada caso: el conocimiento tácito se volvió inteligencia del sistema.
Lo que entregamos
Solicitud y seguimiento de punta a punta
La financiación nace con el cliente y el vehículo (tomado directo del stock) y se enruta a varias financieras a la vez. Cada financiera se vuelve un espacio propio dentro del caso, con sus intentos (monto, cuotas y condiciones) hasta el dictamen final y el contrato.
Inteligencia de las financieras
Las reglas de cada una de las 19 financieras quedan registradas en la plataforma (qué vehículo financia cada una, año mínimo, subasta, exigencia de licencia). Con eso, el sistema recomienda las financieras correctas para cada cliente y vehículo, con metas y ranking por financiera.
Cada propuesta registrada, con historial y auditoría
Antes, solo la propuesta final entraba en la planilla. Ahora cada intento queda registrado, formando un historial completo y auditable. Eso transformó la intuición sobre las comisiones en un número rastreable y abrió un análisis preciso de la operación.
Gestión, stock y seguimiento
Paneles de gestión (financiaciones, aprobaciones, contratos y ranking), stock integrado con Altimus (más de 3.000 vehículos sincronizados) y una lógica de seguimiento: las propuestas aprobadas pero no finalizadas se vuelven una cola de recuperación para que el equipo reabra la negociación.
Cómo lo garantizamos
Acceso por rol
Cada perfil (operador de F&I, gestión, administración) ve y hace solo lo que le corresponde, con el permiso aplicado en el sistema. Nada de planilla de toda la empresa abierta para todos, expuesta a error y a fuga.
Dato organizado y rastreable
Cada financiación, cada intento en cada financiera y cada contrato queda registrado y vinculado, la traza completa que antes no existía cuando solo sobrevivía la propuesta final. Eso da auditoría, memoria de la operación y base para decidir.
Homologación antes de producción
Todo cambio se valida en un entorno de homologación antes de ir a producción. En el aire de forma estable hace 13 meses, sosteniendo la operación de crédito de las 11 tiendas todos los días.
El resultado
En 13 meses en el aire, más de 11 mil financiaciones y 51 mil propuestas pasaron por una operación que antes vivía en una planilla que se colgaba. La diferencia central: cada propuesta, y no solo la final, pasó a registrarse, dándole a Ideal lo que nunca tuvo: historial, auditoría y claridad sobre las comisiones. Y la inteligencia que decidía qué financiera activar, antes atrapada en la experiencia de unos pocos, se volvió parte del sistema, resistente a la rotación natural de un equipo de F&I.
Para una red de 11 tiendas, ese es el salto que separa confiar en la planilla de operar con control, con la operación de crédito, que es estratégica para la tienda, por fin organizada, medida y en el aire de verdad.
Pasamos de planillas que ya no daban abasto a un sistema donde accedemos a todo de forma estratégica. El proceso fue tranquilo, con el equipo siempre cerca, y la solución quedó incluso mejor de lo que imaginábamos.
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