Para a IA trabalhar do jeito da sua empresa, não é preciso treinar um modelo. É preciso organizar o que a empresa sabe num lugar que a IA consiga ler na hora de trabalhar. Usamos o método do segundo cérebro, do Tiago Forte: capturar tudo o que entra, organizar em quatro gavetas (projetos, áreas, recursos e arquivos), escrever cada processo uma vez só e dividir o trabalho com uma regra simples. A IA fica com o volume, que é capturar e organizar, e as pessoas ficam com o juízo, que é decidir e produzir.
Precisa treinar a IA com os dados da empresa?#
Quase nunca. Treinar um modelo ajusta o estilo da resposta, custa caro e envelhece a cada mudança de processo. O que faz a IA trabalhar do jeito da sua empresa é contexto: o conhecimento da empresa organizado num lugar que ela lê na hora de fazer a tarefa.
Quando um empresário pergunta como "treinar a IA com os dados da empresa", quase sempre ele quer outra coisa. Ele quer que a IA saiba como a empresa funciona: quem são os clientes, como se faz um orçamento, qual é o padrão de um contrato, o que foi combinado na última reunião. Nada disso pede um modelo novo. Pede que essas informações estejam escritas e fáceis de achar.
Na Epicora não treinamos nenhum modelo. Mesmo assim, a IA escreve escopo, abre tarefa no nosso sistema e monta contrato do nosso jeito, porque ela lê o nosso jeito escrito antes de começar. É a mesma coisa que acontece com uma pessoa contratada: ninguém espera resultado dela no primeiro dia sem antes apresentar a empresa, dar contexto e mostrar como o trabalho é feito ali. Explicamos os níveis de delegação em chat, assistente ou agente de IA; este artigo trata do que vem antes deles, que é o lugar onde a IA vai buscar o contexto.
O que é o segundo cérebro de uma empresa#
É um lugar onde tudo o que a empresa sabe fica guardado e organizado para ser usado. O método é do livro Building a Second Brain, do Tiago Forte, lançado em 2022, antes de o ChatGPT chegar. Ele tem quatro passos: capturar, organizar, destilar e expressar. Foi feito para pessoas, e a IA só deixou ele barato de aplicar.
O Tiago Forte chama esses quatro passos de CODE, a sigla em inglês de Capture, Organize, Distill e Express. Em português:
- Capturar: recolher o que chega, de todo lugar. Reunião, áudio, mensagem, e-mail de cliente.
- Organizar: guardar pelo lugar onde aquilo vai ser útil, e não por assunto.
- Destilar: ler de verdade e transformar em decisão.
- Expressar: usar para produzir alguma coisa, como uma proposta, um escopo ou um plano.
O método nasceu para a vida pessoal de quem trabalha com informação, e é por isso que ele funciona tão bem com IA. A IA trabalha com o mesmo material: texto que alguém capturou, organizou e deixou pronto para usar. Quando a empresa já tem esse material em ordem, a IA encontra o que precisa. Quando não tem, ela preenche o vazio com o que sabe da internet, e o resultado sai genérico.
Como capturar o que a empresa sabe#
Capturar é registrar por escrito o que hoje se perde na conversa. O ponto de partida mais barato é a reunião: gravada e transcrita, ela vira documento. Mensagens, e-mails e áudios de cliente entram junto, na pasta do projeto a que pertencem. O que foi falado passa a existir num lugar que a IA consegue ler.
Na Epicora, a captura começou por curiosidade. Passamos a transcrever as reuniões com cliente para ver se funcionava, e hoje isso é o começo do nosso processo de venda. A reunião é gravada, a ferramenta de videochamada gera a transcrição, e ela vai inteira, sem edição, para a pasta daquele cliente. O resumo e as decisões ficam num documento separado, escrito a partir dela.
Duas regras fazem a captura funcionar sem virar bagunça. A primeira é separar o que veio de fora do que a empresa escreveu: a transcrição, o e-mail e a planilha que o cliente mandou ficam numa subpasta de entradas, e o que a empresa produz a partir deles fica ao lado. A segunda é capturar sem filtrar demais. Decidir o que importa é um passo posterior, e a transcrição completa já salvou mais de uma decisão que ninguém tinha anotado.
Como organizar para a IA achar o que precisa#
Organize pelo lugar onde a informação vai ser útil, e não por assunto. O Tiago Forte propõe quatro gavetas: projetos, que têm começo e fim; áreas, que nunca terminam; recursos, que servem de referência; e arquivos, com o que terminou. A IA acha o que precisa porque cada coisa da empresa tem uma gaveta só.
Pasta por assunto funciona como biblioteca: tudo sobre "contratos" num lugar, tudo sobre "clientes" em outro. Na hora de trabalhar num projeto, a informação está espalhada por cinco pastas. Pasta por lugar de uso funciona como ferramenta: tudo o que um projeto precisa fica na pasta dele. O nosso repositório interno, que chamamos de cortex, é organizado exatamente assim.
| Gaveta | O que guarda | No nosso repositório | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Projetos | o que tem começo e fim | uma pasta por cliente, dos 27 projetos em execução e dos 25 negócios em negociação | escopo, protótipo e transcrições de um cliente |
| Áreas | responsabilidades que nunca terminam | governança, equipe, relacionamentos, prioridades da semana | as regras de como a empresa decide |
| Recursos | referência reutilizável | os 25 padrões de como fazemos cada entrega | como se escreve um escopo, como se estima, como se publica um app |
| Arquivos | o que terminou ou foi perdido | projetos entregues e negócios que não fecharam | um projeto encerrado, fora do caminho mas consultável |
Cada pasta de projeto tem um documento que diz o estado atual dele, e esse documento é a fonte da verdade. Quando alguém (pessoa ou IA) quer saber como está um projeto, a resposta está num lugar só. As decisões estruturais da empresa também ficam registradas, com o motivo: são 36 até hoje, e nenhuma precisa ser discutida de novo porque alguém esqueceu por que ela foi tomada.
Escreva o jeito de fazer uma vez só#
O conhecimento que mais vale para a IA é o jeito de fazer de cada processo, escrito de forma que alguém novo consiga seguir. Cada processo mora num documento só, e a IA lê esse documento na hora de executar. Quando o processo muda, ele muda num lugar, e toda tarefa seguinte já sai do jeito novo.
Temos 25 processos da operação escritos como padrão: escopo, estimativa, protótipo, publicação de aplicativo, mapa de notificações, entre outros. Em cima deles existem 28 rotinas de IA, e nenhuma delas copia o padrão para dentro de si. Elas leem o padrão quando rodam. Parece detalhe, mas é o que evita o erro mais comum de quem começa: escrever o processo dentro da instrução da IA e, meses depois, ter duas versões do mesmo processo, a do documento e a da instrução, com a IA seguindo a antiga.
Um exemplo de como isso nasce. A pessoa que cuida de qualidade e gestão de projetos, e que não é desenvolvedora, passava dias copiando tarefas do escopo para o nosso sistema, módulo por módulo. Ela ensinou a IA a fazer isso a partir de milhares de tarefas que já tínhamos criado e de dezenas de escopos anteriores. Hoje a IA lê o escopo novo e abre as tarefas no nosso padrão, e outra pessoa do time usa a mesma rotina e ajuda a melhorar.
O passo seguinte, que estamos fazendo agora, é escrever todos os processos da empresa, inclusive os que não têm nada de técnico, como atendimento de lead, contrato e a rotina do escritório. Duas coisas aprendemos logo no começo. Processo se escreve por cargo, nunca por pessoa, porque um documento que descreve o que uma pessoa faz morre quando ela sai. E existem duas filas diferentes: o processo que está na cabeça de alguém custa meia hora de conversa para ser escrito, e o processo que ainda não existe custa uma decisão dos sócios.
Quem faz cada parte: a IA ou as pessoas#
A IA fica com o volume e as pessoas ficam com o juízo. Capturar e organizar são trabalho de quantidade, e isso vai para a IA. Destilar e expressar, que são decidir e produzir, ficam com quem responde pelo resultado. Se a IA destila por você, você deixa de aprender com o próprio negócio.
| Passo | O que é | Quem faz na Epicora | Exemplo |
|---|---|---|---|
| Capturar | registrar o que entra | a IA, a partir da gravação e das mensagens | a transcrição da reunião vai para a pasta do cliente |
| Organizar | guardar na gaveta certa | a IA, seguindo as regras de pasta | a ata e as decisões ficam no projeto, com a data |
| Destilar | transformar em decisão | uma pessoa, com a IA ajudando a ler | o que essa reunião muda no escopo? |
| Expressar | produzir algo com isso | uma pessoa conduzindo, a IA escrevendo o primeiro rascunho | a proposta, o escopo revisado, a resposta ao cliente |
A divisão também protege a empresa de uma armadilha que aparece quando tudo funciona bem. Um sistema que decide sozinho fica cada vez mais confortável de usar, e a equipe vai perdendo o hábito de pensar sobre o que ele entrega. Manter o destilar e o expressar com pessoas é o que garante que alguém continua entendendo o negócio. Para as tarefas em que a IA age sozinha, a régua do que ela pode fazer sem pedir permissão está em como fazer a IA seguir o método da sua empresa.
O que muda na prática quando o conhecimento está organizado#
Muda a velocidade com que o conhecimento vira entrega. No nosso orçamento, a transcrição da reunião, as mensagens e os e-mails do cliente vão para a pasta do projeto, e assistentes que seguem o nosso método ajudam a escrever o escopo, montar as telas do protótipo e estimar o esforço. Hoje o cliente recebe tudo isso junto com o orçamento.
Antes, o cliente assinava a partir de um documento de poucas páginas e só depois de fechado recebia o escopo completo para aprovar. A etapa de entendimento que vinha depois da assinatura deixou de existir, porque o que ela produzia agora está pronto antes da proposta. Nada disso é feito pela IA sozinha: cada etapa tem uma pessoa conduzindo, e a IA faz o trabalho pesado de ler, organizar e escrever a primeira versão.
O mesmo repositório alimenta outras rotinas. Toda manhã, uma rotina lê as fontes oficiais de inteligência artificial, cruza cada novidade com os projetos que estão na pasta de projetos e manda por e-mail só o que pode servir para algum deles. Ela só consegue fazer esse cruzamento porque os projetos estão descritos num lugar que ela lê. No atendimento, o mesmo princípio aparece de outro jeito: o agente de atendimento da Agência OKSE responde só a partir do material oficial que recebeu, e o que não está nesse material ele não inventa.
Por onde começar sem montar um projeto de tecnologia#
Comece por uma pasta por cliente e pela transcrição das reuniões. Depois escreva um processo que se repete toda semana, do jeito que você explicaria para alguém novo, e teste com a IA. Não comece comprando ferramenta, nem despejando tudo o que a empresa tem num lugar só. Organização vem antes de volume.
Três erros aparecem com frequência em quem começa:
- Comprar a ferramenta antes do método. Uma plataforma de base de conhecimento com tudo misturado entrega menos do que pastas simples bem organizadas.
- Colocar tudo, inclusive o que não devia. Use a conta da empresa na ferramenta de IA, porque nos planos empresariais o que você envia não é usado para treinar o modelo, e deixe dado pessoal só onde a tarefa precisa dele.
- Tentar documentar a empresa inteira antes de usar. O processo escrito só melhora quando alguém usa. Um processo por semana, testado com a IA, rende mais que um manual completo que ninguém abre.
Quando esse conhecimento precisa se conectar aos sistemas da empresa, como o ERP, o CRM ou a ferramenta de tarefas, e a IA passa a agir sobre eles, aí entra trabalho de desenvolvimento, que é o que fazemos em IA e automação.
Perguntas frequentes#
Preciso treinar um modelo de IA com os dados da minha empresa?#
Quase nunca. Treinar um modelo ajusta o estilo da resposta, custa caro e precisa ser refeito toda vez que um processo muda. O que faz a IA trabalhar do jeito da sua empresa é contexto: documentos organizados que ela lê na hora de fazer a tarefa. Nós não treinamos nenhum modelo, e a IA escreve escopo, abre tarefa e monta contrato seguindo o nosso jeito, porque lê o nosso jeito escrito.
Qual ferramenta usar para guardar os documentos da empresa?#
A ferramenta importa menos que a organização. O método funciona em pastas do Google Drive, no Notion ou num repositório de arquivos de texto, que é o que usamos. O que precisa existir em qualquer uma delas são as quatro gavetas (projetos, áreas, recursos e arquivos), uma pasta por projeto e cada processo escrito num documento só. Uma ferramenta cara com tudo misturado entrega menos do que pastas simples bem organizadas.
Posso colocar documento de cliente nessa base?#
Pode, com duas regras. A primeira é usar a conta da empresa na ferramenta de IA, porque nos planos empresariais o que você envia não é usado para treinar o modelo. A segunda é deixar dado pessoal só quando ele é necessário para a tarefa: um escopo precisa do problema do cliente, não do CPF de ninguém. O resto do conhecimento da empresa pode e deve entrar.
Quanto tempo leva para montar isso na minha empresa?#
A estrutura se monta numa tarde: as quatro pastas e a primeira pasta de projeto. O que leva tempo é escrever os processos, porque boa parte deles está na cabeça de alguém ou ainda nem existe. Por isso vale começar por um processo que se repete toda semana e crescer a partir dele, em vez de tentar documentar a empresa inteira antes de usar.
A IA não vai se confundir com documento velho?#
Vai, se o documento velho estiver no mesmo lugar do atual. Por isso existem duas regras. O que terminou vai para a gaveta de arquivos, que sai do caminho sem se perder. E cada informação mora num documento só: quando uma regra muda, ela muda num lugar, e não sobra uma cópia antiga que a IA possa ler como se fosse a certa.
Fontes#
- Forte Labs, "Building a Second Brain: The Definitive Introductory Guide", de Tiago Forte, com o método CODE (Capture, Organize, Distill, Express): https://fortelabs.com/blog/basboverview/
- Forte Labs, "The PARA Method", de Tiago Forte, com as quatro gavetas (Projects, Areas, Resources, Archives): https://fortelabs.com/blog/para/
Próximo passo#
Se o conhecimento da sua empresa já está escrito e o próximo passo é a IA agir sobre os seus sistemas, é o trabalho que fazemos em IA e automação. E se você ainda está decidindo o quanto delegar para a IA em cada tarefa, o critério está em chat, assistente ou agente de IA.